Web conf/Chatによるコミュニケーション

Web会議システム

有明国際特許事務所では、遠隔地や外国のお客様や、時間のないお客様向けに、Web会議システムを導入しております。というとかなりの大がかりで高額なシステムのような雰囲気ですが、実際は無料のZOOMのWeb Video conferenceを使用します。必要なスペックは、スカイプ程度のWebカメラとヘッドセット(スピーカとマイク)と、PCです。みなさんPCはお持ちだと思いますので、必要なのはWebカメラとヘッドセットです。ZOOMでは、スマートフォンやタブレットにも、コミュニケーションを取ることができますので、例えばiPadだけでも会議を開始することができます。

イメージ画像です。

Web会議のオペレーション

ZOOMを使用することで、ワンクリックでWeb会議を始めることができます。このワンクリックでの簡単な会議スタートがZOOMの一番のポイントです。こちらで開催する会議に参加してもらう場合には、初めに招待メールを送ります。招待メールにはURLがハイパーリンクで記載されており、所定の時間にリンクをクリックします。これで初めて参加する方のPCではアプリケーションのダウンロードがスタートし、ダウンロード後に自動的に会議室に入室できます。スマートフォンやタブレットの場合も許可すれば自動的にダウンロードされ、ダウンロード後に自動的に会議室に入室できます。アプリケーションのダウンロードは無料で、事前に進めておくことも可能です。また、招待メールのURLを使用せずに、主催者のIDを入力することでも、会議を開始させることもできます。

Web会議の使い勝手

会議中でもマイクをオフにしたり、カメラをオフにすることもでき、カメラをオフとすれば音声だけのチャットにもなります。ボタンを押すことで、動画を録画することもできます。また、スクリーン画像をシェアすることもでき、参加者が自由に書き込むことができるホワイトボードを立ち上げることも可能です。ブレークアウトルーム機能(小グループに分かれる機能)もあります。有明国際特許事務所では、ニーズがあれば有料もと思いますが、現時点(2017年5月29日)では、無料の会員ですので、会議時間は40分以内となります。参加人数にも制限があり、50人(有料は100人)だそうですが、特許事務所の打ち合わせ用としては十分な数と思います。

Web会議の設定

有明国際特許事務所では、お客様からの申し込みがあれば、Web会議での打ち合わせを設定することができます。1回の打ち合わせは40分以内となりますが、遠隔地や外国の方にとっては便利なツールになると思いますし、日本語に限らず英語での会議進行も可能です。
ZOOMの紹介動画

特許庁のテレビ会議システムについて(V-Cube)

Chatシステム

chat
当Website(http://tm106.jp)には、Chatのシステムが画面左下コーナーにインストールされておりますので、電子メールのやり取りでは時間がかかる場合には、チャット形式でのテキストメッセージの交換も可能です。リアルタイムでのチャトコミュニケーションをするためには、こちら側でもDashboardの操作が必要になりますので、予めのご予約が必要です。スマートフォンやタブレットにも、チャットでコミュニケーションを取ることができますので、スマートフォンだけでも例えばネーミングの会議をアシストすることができます。

1.待機状態

通常はチャト用のタブは”Email Support”と表示されており、Emailの送信は可能ですが、チャットは直ぐには行うことはできません。

Email Support
待機状態(Email Supportと表示されます。)

2.チャット可能状態

こちら側(事務所側)のコントロールパネルを開くと、待機状態からチャット可能状態になり、チャト用のタブの表示は”Online”となります。

チャット可能状態(onlineと表示されます。)

3.チャット入力ボックス

”Online”の表示のタブの”^”のマークをクリックすると、チャットボックスが開いて、書き込む用のボックスが表れます。そのボックスを利用してコミュニケーションを図ることができます。

chatbox
チャトボックスを開いたところ(文字をタイプできます。)

例えば、商品開発のプロセスでネーミングを選択する場合、有料になりますが、チャットを稼働させることで商標調査を同時進行させて会議をすすめることもできます。