米国商標 審査ガイド Examination Guide 2-23, July 2023の解説

Examination Guide 2-23

米国特許商標庁(USPTO)はExamination Guide 2-23の中で2023年の7月に電子署名を付与した商標関連書面の提出の方法についての指針を示しています。多くの書類は、電子的に米国特許商標庁に提出することができ、それらに署名が必要な場合(例えば宣誓書など)は、電子署名(electronic signature)を付与します。現状として、ワードやPDFなどの文書に各種の電子署名あるいはデジタル署名を追加するソフトウエアが存在していますが、それを利用する場合には、37 CFR § 2.193 – Trademark correspondence and signature requirementsの要件を満たす必要があり、Examination Guide 2-23では37 CFR § 2.193を満たす例と満たさない例を挙げています。

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電子署名についての背景

商標登録出願の際には、出願の代理人が署名することになっており、それは願書などの電子提出物の署名ブロック内の 2 つのスラッシュ (「/」) 記号の間に、署名として採用した文字、数字、スペース、および/または句読点の任意の組み合わせを個人的に入力することで行われています。また、37 CFR § 2.193には、ディレクターが指定する他の形式の電子署名を使用して文書に署名する方法もあることが規定されており、今回のExamination Guide 2-23は、ディレクターが指定する他の形式を具体的に示すものとなっています。

第3者の文書署名ソフトウェアの要件

第3者の文書署名ソフトウェアを使用する当事者は、基盤となるソフトウェアが次のことを保証する必要があります。

  1. デジタル証明書、トークン、または監査証跡(audit trail)の形式で、後の検査のために署名データを保存します。 審査弁護士(Examining attorneys)および登録後審査官は、商標審査政策担当副長官室が審査弁護士に別段の通知をしない限り、文書署名ソフトウェアがアップロードされる最終的な PDF に署名データを保持および統合していると推定することができます。
  2. 署名が適用された日付を生成または提供します。すなわちソフトウェアに署名日が含まれていない場合、署名者は電子フォームに署名日を入力する必要があります。ソフトウェアが日付を生成し、別の日付が電子フォームに個別に入力された場合、ソフトウェアによって生成された日付が優先されます。
  3. 署名ページまたは電子提出フォームが文書署名ソフトウェアを使用して生成されたか、電子署名されたことを示します。
  4. 電子署名を生成するように特別に設計されている必要があります。 グラフィック編集ソフトウェアなど、他の種類のソフトウェアを使用して作成された署名は受け入れられません。

電子署名の審査内容

審査弁護士および登録後審査官は、署名ブロックが以下にリストされている要件を満たしていることを確認する必要があります。

  1. 氏名(Name)および役職(Title) 文書に署名した各人の姓名および役職または役職は、署名者の採用した署名のすぐ下または隣接して記載する必要があります。 署名者のフルネームが提供されていない場合は、記録のために署名者の姓名を記載する必要があります。 この情報は、公開ノートを通じて入力できます。
  2. 署名された日付(Date Signed) 文書に署名された日付が署名とともに表示される必要があります。 電子フォーム内の指示および生成された PDF 署名ページに記載されているように、文書署名ソフトウェアが日付とタイムスタンプを提供する場合、署名日付を別途手動で入力する必要はありません。 署名日付が手動で入力され、ソフトウェアで生成されたタイムスタンプの日付と一致しない場合は、ソフトウェアによって生成された日付が署名の日付を決定する目的で制御されます。 フォームに署名された日付に関係なく、電子提出の提出日は、USPTO が提出を受け取った東部時間の日時のままとなります。
  3. USPTO のタイムスタンプ(USPTO Timestamp) USPTO のフォーム内で生成された PDF 署名ページには、電子フォーム内で署名ページがいつ作成されたか (つまり、署名前) を示す、USPTO の電子ファイリング システムによって適用されたタイムスタンプが表示されなければなりません。
  4. 許容可能なソフトウェアのタイプ(Acceptable software type) 署名者が使用するソフトウェアは、セクション III にリストされている第3者の文書署名ソフトウェアの要件を満たしている必要があります。

許容される電子署名と許容できない電子署名

以下の例は、Examination Guide 2-23で例示されている、文書署名ソフトウェアによって生成された許容される署名と許容できない署名の例をそれぞれ4つずつ集めたものです。 文書署名ソフトウェアのプロバイダーは、この審査ガイドに記載されている基準を満たしていれば受け入れられる場合があります。

許容される電子署名#1


この例は、USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているため、許容されます。 これは、文書が文書署名ソフトウェアを使用して電子署名されたことを示します。 また、文書に署名された日付と時刻、文書署名ソフトウェアによって生成され、別途入力された署名と署名者の名前、および署名者の役職も表示されます。

許容される電子署名#2


この例は、USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているため、許容されます。 これは、文書が文書署名ソフトウェアを使用して電子署名されたことを示します。 また、文書に署名された日付と時刻、文書署名ソフトウェアによって生成された署名と署名者の名前、および別途入力された署名者の役職が表示されます。 署名者は署名者の名前やこの文書が署名された日付を個別に示していませんが、これらの必須要素はデジタル生成された署名自体に含まれています。

許容される電子署名#3


この例は、USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているため、許容されます。 文書署名ソフトウェアを使用して文書が電子署名されたことを示します。 署名者の名前、文書に署名された日付、文書署名ソフトウェアによって生成された署名、および署名者の役職が表示されます。 文書署名ソフトウェアは署名者の名前、役職、またはこの文書に署名した日付を適用しませんでしたが、署名者はフォーム上の署名ブロックにこの必須情報を手動で入力しました。

許容される電子署名#4


この例は、USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているため、許容されます。 これは、文書が、信頼性を確認するために使用できる識別情報を含む文書署名ソフトウェアを使用して電子署名されたことを示します。 そして、署名者の名前、文書に署名された日付、デジタル手書き署名の形式で文書署名ソフトウェアによって生成された署名、および署名者の立場が表示されます。 文書署名ソフトウェアは署名者の名前、役職、またはこの文書に署名した日付を提供しませんでしたが、署名者はフォーム上の署名ブロックにこの必須情報を手動で入力しました。

許容できない電子署名#1


この例は、署名と署名日付、文書署名ソフトウェアによって入力された署名者の名前、および USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているものの、署名者の役職が含まれていないため、受け入れられません。

許容できない電子署名#2


この例は、文書署名ソフトウェアによって入力された署名と USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているものの、署名者の姓及び名、署名者の役職、書類に署名した日付が含まれていないため、受け入れられません。

許容できない電子署名#3


この例は、手書き署名のデジタルコピーの形式で文書署名ソフトウェアによって入力された署名と、USPTO の電子出願システムによって生成されたタイムスタンプが含まれているにもかかわらず、署名者の姓および名、署名者の役職、または文書に署名された日付がないために受け入れられません。

許容できない電子署名#4


この例は、署名が文書署名ソフトウェアを使用して作成されたことを示しているのではなく、ユーザーがデジタル文書上に手動で要素を描画できるソフトウェアによって作成されたように見えるため、受け入れられません。 これらのタイプの署名は、デジタル証明書、トークン、または監査証跡の形式で後で検査できるように署名データがソフトウェアによって保存されないため、受け入れられません。 したがって、文書は署名されていないものとして扱われます。 また、署名ブロックには署名の日付が示されていません。

電子署名ソフトウエア

Zapier社のブログには、次の7つの電子署名ソフトウエアが良いとして紹介されています。

情報源: The 7 best electronic signature apps in 2023: How to sign documents online

  1. DocuSign (Web, iOS, Android) for businesses that sign lots of things
  2. Dropbox Sign (Web, iOS, Android) for integration with cloud storage
  3. Preview (macOS) for occasionally signing documents on a Mac
  4. Adobe Acrobat Reader (Windows) for occasionally signing documents on a PC
  5. eSignatures.io (Web) for a pay-as-you-go option
  6. SignWell (Web) for a free document signing app
  7. signNow (Web, iOS, Android) for small teams
37 CFR § 2.193 Trademark correspondence and signature requirements
§ 2.193 Trademark correspondence and signature requirements.
(a) Signature required. Each piece of correspondence that requires a signature must bear:

(1) A handwritten signature personally signed in permanent ink by the person named as the signatory, or a true copy thereof; or

(2) An electronic signature that meets the requirements of paragraph (c) of this section, personally entered by the person named as the signatory. The Office will accept an electronic signature that meets the requirements of paragraph (c) of this section on correspondence filed on paper or through TEAS or ESTTA.

(b) Copy of original signature. If a copy of an original signature is filed, the filer should retain the original as evidence of authenticity. If a question of authenticity arises, the Office may require submission of the original.

(c) Requirements for electronic signature. A person signing a document electronically must:

(1) Personally enter any combination of letters, numbers, spaces and/or punctuation marks that the signer has adopted as a signature, placed between two forward slash (“/”) symbols in the signature block on the electronic submission; or

(2) Sign the document using some other form of electronic signature specified by the Director.

(d) Signatory must be identified. The first and last name, and the title or position, of the person who signs a document in connection with a trademark application, registration, or proceeding before the Trademark Trial and Appeal Board must be set forth immediately below or adjacent to the signature.

(e) Proper person to sign. Documents filed in connection with a trademark application or registration must be signed as specified in paragraphs (e)(1) through (9) of this section:

(1) Verified statement of facts. A verified statement in support of an application for registration, amendment to an application for registration, allegation of use under § 2.76 or § 2.88, request for extension of time to file a statement of use under § 2.89, or an affidavit under section 8, 12(c), 15, or 71 of the Act must satisfy the requirements of § 2.2(n), and be signed by the owner or a person properly authorized to sign on behalf of the owner. A person who is properly authorized to verify facts on behalf of an owner is:

(i) A person with legal authority to bind the owner (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership);

(ii) A person with firsthand knowledge of the facts and actual or implied authority to act on behalf of the owner; or

(iii) An attorney as defined in § 11.1 of this chapter who has an actual written or verbal power of attorney or an implied power of attorney from the owner.

(2) Responses, amendments to applications, requests for express abandonment, requests for reconsideration of final actions, and requests to divide. Responses to Office actions, amendments to applications, requests for express abandonment, requests for reconsideration of final actions, and requests to divide must be signed by the owner of the application or registration, someone with legal authority to bind the owner (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership), or a practitioner qualified to practice under § 11.14 of this chapter, in accordance with the following guidelines:

(i) If the owner is represented by a practitioner qualified to practice before the Office under § 11.14 of this chapter, the practitioner must sign, except where the owner is required to sign the correspondence; or

(ii) If the owner is not represented by a practitioner qualified to practice under § 11.14 of this chapter, the individual owner or someone with legal authority to bind the owner (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership) must sign. In the case of joint owners who are not represented by a qualified practitioner, all must sign.

(3) Powers of attorney and revocations of powers of attorney. Powers of attorney and revocations of powers of attorney must be signed by the individual applicant, registrant or party to a proceeding pending before the Office, or by someone with legal authority to bind the applicant, registrant, or party (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership). In the case of joint applicants, registrants, or parties, all must sign. Once the applicant, registrant or party has designated a qualified practitioner(s), the named practitioner may sign an associate power of attorney appointing another qualified practitioner(s) as an additional person(s) authorized to prosecute the application or registration. If the applicant, registrant, or party revokes the original power of attorney, the revocation discharges any associate power signed by the practitioner whose power has been revoked. If the practitioner who signed an associate power withdraws, the withdrawal discharges any associate power signed by the withdrawing practitioner upon acceptance of the request for withdrawal by the Office.

(4) Petitions to revive under § 2.66. A petition to revive under § 2.66 must be signed by someone with firsthand knowledge of the facts regarding unintentional delay.

(5) Petitions to Director under § 2.146 or § 2.147 or for expungement or reexamination under § 2.91. A petition to the Director under § 2.146 or § 2.147 or for expungement or reexamination under § 2.91 must be signed by the petitioner, someone with legal authority to bind the petitioner (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership), or a practitioner qualified to practice under § 11.14 of this chapter, in accordance with the following guidelines:

(i) If the petitioner is represented by a practitioner qualified to practice before the Office under § 11.14 of this chapter, the practitioner must sign; or

(ii) If the petitioner is not represented by a practitioner authorized to practice before the Office under § 11.14 of this chapter, the individual petitioner or someone with legal authority to bind the petitioner (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership) must sign. In the case of joint petitioners, all must sign.

(6) Requests for correction, amendment or surrender of registrations. A request for correction, amendment or surrender of a registration must be signed by the owner of the registration, someone with legal authority to bind the owner (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership), or a practitioner qualified to practice before the Office under § 11.14 of this chapter. In the case of joint owners who are not represented by a qualified practitioner, all must sign.

(7) Renewal applications. A renewal application must be signed by the registrant or the registrant's representative.

(8) Designations and revocations of domestic representative. A designation or revocation of a domestic representative must be signed by the applicant or registrant, someone with legal authority to bind the applicant or registrant (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership), or a practitioner qualified to practice under § 11.14 of this chapter. In the case of joint applicants or registrants, all must sign.

(9) Requests to change correspondence address in an application or registration. A notice of change of correspondence address in an application or registration must be signed by the applicant or registrant, someone with legal authority to bind the applicant or registrant (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership), or a practitioner qualified to practice under § 11.14 of this chapter, in accordance with the following guidelines:

(i) If the applicant or registrant is represented by a practitioner qualified to practice before the Office under § 11.14 of this chapter, the practitioner must sign; or

(ii) If the applicant or registrant is not represented by a practitioner qualified to practice before the Office under § 11.14, the individual applicant or registrant or someone with legal authority to bind the applicant or registrant (e.g., a corporate officer or general partner of a partnership) must sign. In the case of joint applicants or joint registrants, all must sign.

(10) Cover letters. A person transmitting paper documents to the Office may sign a cover letter or transmittal letter. The Office neither requires cover letters nor questions the authority of a person who signs a communication that merely transmits paper documents.

(f) Signature as certification. The presentation to the Office (whether by signing, filing, submitting, or later advocating) of any document by any person, whether a practitioner or non-practitioner, constitutes a certification under § 11.18(b) of this chapter. Violations of § 11.18(b) of this chapter may jeopardize the validity of the application or registration, and may result in the imposition of sanctions under § 11.18(c) of this chapter. Any practitioner violating § 11.18(b) of this chapter may also be subject to disciplinary action. See § 11.18(d) and § 11.804 of this chapter.

(g) Separate copies for separate files.

(1) Since each file must be complete in itself, a separate copy of every document filed in connection with a trademark application, registration, or inter partes proceeding must be furnished for each file to which the document pertains, even though the documents filed in multiple files may be identical.

(2) Parties should not file duplicate copies of documents in a single application, registration, or proceeding file, unless the Office requires the filing of duplicate copies.

(h) Separate documents for separate branches of the Office. Since different branches or sections of the Office may consider different matters, each distinct subject, inquiry or order must be contained in a separate document to avoid confusion and delay in answering correspondence.

(i) Certified documents required by statute. When a statute requires that a document be certified, a copy or facsimile transmission of the certification is not acceptable.

74 FR 54910, Oct. 26, 2009, as amended at 80 FR 33189, June 11, 2015; 83 FR 1559, Jan. 12, 2018; 84 FR 37096, July 31, 2019; 86 FR 64333, Nov. 17, 2021

Examination Guide 2-23
米国商標制度 vol.1
米国商標制度 vol.2

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